هناك أكثر من طريقة لنسخ جدول أو مخطط بياني من برنامج الإكسيل (Microsoft Excel) إلى برنامج الوورد (Microsoft Word)، وسنقوم بشرح هذه الطرق، وهي على النحو التالي: 

(1) النسخ واللصق:

عند تحديد جدولٍ في برنامج الإكسيل والضغط على أمر النسخ Copy، فإنه يمكنك أن تقوم بإدراج الجدول في ورقة عمل برنامج الوورد باستخدام أمر اللصق Paste.

وفي المثال، جدول يحتوي على نُسَخ جدول لحسابات شركة تجارية لمبيعاتها في عدة أفرع خلال ثلاثة أشهر من السنة، وقد تم إجراء تلك الحسابات على برنامج الإكسيل للاستفادة من صيغة الجمع في إيجاد المجاميع الفرعية والمجموع الكليّ.

- جدول يحتوي على بيانات حسابية لمبيعات شركة ومجموع مبيعاتها في ثلاثة أشهر تم احتسابها في برنامج الإكسيل.


ملاحظة: لاشك أن هذه الطريقة سهلة الاستخدام وسريعة لنقل جدول من برنامج الإكسيل إلى برنامج الوورد، ولكن بعد إجراء عملية النسخ من الإكسيل واللصق في الوورد، فإن البيانات تفقد ارتباطها ببرنامج الإكسيل، وتصبح كجدول عاديّ في برنامج الوورد، وستلاحظ أن الصِيغ الرياضيّة التي تم عملها في الإكسيل قد تم نسخ القيمة الناتجة عنها في الوورد.

(2) النسخ واللصق المخصص أو ما يُعرَف بـPaste special:

تُستخدم هذه الطريقة لإدراج جدول الإكسيل في ورقة عمل الوورد، ولكن يمكن تحرير الجدول في برنامج الإكسيل داخل ورقة العمل، ولتنفيذ هذه العملية نقوم بنسخ الجدول في الإكسيل، وعند القيام بلصقه في ورقة عمل الوورد نستخدم الأمر لصق خاص (Paste special) من قائمة Edit في برنامج الوورد.

- وستظهر لك لوحة حوار اللصق الخاص، وفيها قائمة بأنماط التنسيقات التي يُمكن أن تختار منها عملية اللصق، فيُمكن لصق الجدول كصورة أو كملف إكسيل، وهو ما نريد في هذه المرحلة، وبتحديد الخَيار Microsoft office Excel Worksheet Object، ثم الضغط على المفتاح OK في مربع الحوار، نحصل على جدول إكسيل في الوورد.


لوحة حوار اللصق الخاص في برنامج الوورد:



جدول إكسيل تم لصقه في ورقة عمل وورد:



وهنا يمكنك تحرير الجدول وتعديل بياناته مع الاحتفاظ بكامل العمليات الحسابيّة الموجودة فيه على شكل صِيغ رياضيّة.

- ولعمل ذلك، قُم بالضغط المزدوج على الجدول، وسيقوم برنامج الوورد بفتح الجدول في برنامج الإكسيل، ولكن من خلال ورقة عمل الوورد.

- قم بتعديل أيٍ من البيانات في الجدول وستجد أن المجاميع الفرعية والمجاميع الكلية قد تحدّثت، وعند الانتهاء من التعديلات المطلوبة، قُم بالضغط بمؤشر الفأرة في أي منطقة خارج الجدول.


مُلاحظة: تُعتبر هذه الطريقة في النسخ من الإكسيل في الوورد من المزايا التي توفِّرها برامج شركة مايكروسوفت للتكامل بين البرامج المُختلفة، ويمكن تطبيقها على كل برامج التي تدعم هذه الخاصية.

(3) النسخ واللصق مع الحفاظ على الارتباط:

تُعتبر هذه الطريقة فعّالة مع ملفات الإكسيل التي تحتوي على بيانات يتم تعديلها كل فترة من الزمن، مثل ملفات الرواتب الشهرية، والتي تحتاج إلى إجرائها مرة كل شهر، وتعمل هذه الطريقة من خلال ربط جدول الإكسيل بنسخة الجدول الذي نقوم بنسخه في ورقة عمل الوورد، وبمجرد تعديل البيانات في برنامج الإكسيل، يتم تحديث البيانات تلقائيًا في ورقة عمل الوورد.

- ولتنفيذ عملية النسخ بالارتباط، اتبع نفس الخطوات السابقة للنسخ الخاص.
-  وفي مربع حوار اللصق الخاص، قُم بتحديد خانة Paste Link، فيقوم الوورد بإدراج الجدول، ولكن مع الاحتفاظ برابط يصلك لملف الإكسيل الأصليّ.

- بعد تنفيذ عملية النسخ بالارتباط، قُم بالضغط المزدوج على الجدول لتشغيل برنامج الإكسيل وعمل التعديلات في البرنامج نفسه، وعند إغلاق الإكسيل سيتم تحديث البيانات والتعديلات التي قمت بها تلقائيًا.

ملاحظة: في هذه الطريقة يجب الاحتفاظ باسم ملف الإكسيل بدون تعديل، وكذلك مكان حفظ الملف على القرص الصلب؛ لأن أي تعديل على تلك البيانات سوف يؤدي إلى خلل في عدم قدرة برنامج الوورد على إيجاد الرابط الأصلي، فتظهر لك رسالة بفُقدان الملف المرتبط في الوورد.

• ثانيًا: دمج المراسلات في الوورد باستخدام بياناتك في الإكسيل:

يمكنك استخدام دمج المراسلات في كتابة رسالة نموذجية، مثل دعوة أو إعلان، وطباعة هذه الرسالة إلى جميع المؤسسات المعنية، حيث سيقوم أمر “دمج المراسلات” من طباعة نفس الرسالة لكل مؤسسة حسب بياناتها المُخزنة في قاعدة البيانات لديك.

- يمكنك على سبيل المثال طباعة عناوين جميع المؤسسات على أغلفة المظاريف، حيث يقوم أمر دمج المراسلات بعد تحديد مواصفات المغلّفات بطباعة اسم المؤسسة وعنوانها على المُغلف حسب قاعدة البيانات السابقة.

- يمكنك أيضًا من استخدام بطاقات العنونة البريدية، وهي عبارة عن مُلصق يمكن نزعه وإلصاقه على المُغلف البريدي، وتتوفر هذه الملصقات بأحجام عديدة ويمكن تغذيتها إلى طابعة الليزر، حيث يمكن أن يوجد على ورقة A4 30 ملصق، هنا يمكن باستخدام أمر دمج المراسلات من طباعة عناوين مختلفة على هذه البطاقات.

• دمج البيانات بين الوورد والإكسيل:

- في هذا المثال، سنقوم بطباعة كشوف درجات لمجموعة من الطلبة، حيث أن بيانات الدرجات مخزنة في جدول Excel.

- قم بتصميم نموذج كشف الدرجات واحفظه باسم “كشف درجات” في المجلد My Documents.

- قم باستخدام برنامج Excel بإدخال بيانات الطلبة ودرجاتهم فيه، واحسب المعدل لدرجات كل طالب.

ملاحظة: لا تُستخدم مسافة فارغة بين كلمات أسماء الحقول التي ستستخدمها في دمج المراسلات إذا كانت أكثر من كلمة واستخدم إشارة (_) بدلًا من الفراغ حتى تُعتبر كلمة واحدة.

يوضِّح الشكل بيانات الطلبة ودرجاتهم كما أُدخِلت في برنامج Excel لعدد من المقررات الدراسية، وحُفظَت في ملف باسم “درجات” في المجلد My Documents، وعلى اليمين كشف الدرجات في ورقة عمل وورد وفقها المعلومات الثابتة التي تتغير، أما البيانات المُتغيرة مثل اسم الطالب ودرجاته فتُترك فارغة؛ لأننا سنقوم بتعبئتها باستخدام جدول البيانات في الإكسيل.

(1) في برنامج الوورد اختر الأمر “دمج مراسلات” من قائمة “أدوات”.

(2) سيظهر لك مربع حوار “مساعد دمج المراسلات” يحتوي على ثلاثة خطوات.

(3) في الخطوة الأولي اضغط على مفتاح “إنشاء”، واختر الأمر “رسائل نموذجية”.

(4) اختر من مربع الحوار الإطار النشط لتتمكن من الدمج مع المستند الأساسي للرسالة النموذجية.

(5) سيقوم مربع حوار “مساعد دمج المراسلات” بتنشيط المفتاح “تحرير” لتحرير الرسالة النموذجية والمفتاح “إحضار البيانات” لفتح البيانات المطلوب دمجها مع الرسالة النموذجية.

(6) اضغط على المفتاح “إحضار البيانات” واختر الأمر “فتح مصدر البيانات”.

(7) هنا سنقوم بفتح البيانات المخزنة في جدول Excel باسم “درجات” في المجلد My Documents.

(8) حدد الملف المطلوب من قائمة الملفات، وهنا سنُحدد الملف درجات من نوع Excel.

(9) سيقوم الكمبيوتر بفتح ملف Excel، وسيظهر لك مربع حوار Excel، حدِّد خَيار “جدول البيانات بأكمله”.

(10) اضغط على المفتاح “موافق”.

(11) اضغط على مربع حوار Word “تحرير المستند الأساسي”.

(12) ينتهي عمل مربع الحوار “مساعد دمج المراسلات” بإظهار شريط الأدوات “دمج مراسلات”.

(13) اضغط على الزر “إدراج حقل دمج” ولاحظ الحقول المُدرجة في القائمة المنسدلة.

(14) ضع نقطة الإدراج في المكان المحدد لاسم الطالب، ومن القائمة المنسدلة “إدراج حقل دمج” اختر الحقل “اسم_الطالب”.

(15) في المكان المُخصص لإظهار درجة الطالب في مقرر اللغة الإنجليزية، ضع نقطة الإدراج واختر ومن القائمة المُنسدلة “إدراج حقل دمج” الحقل “إنجليزي”.

(16) كرِّر الخطوة السابقة حتى حقل “المعدل”.

وبالتالي تمت عملية دمج البيانات من جدول Excel في كشف درجات Word.

ملاحظة: يجب أن تكون نقطة الإدراج في وضع الظهور والاختفاء (وميض)، ولن تعمل حقول الدمج إذا كانت الخلية محددة.

(17) لإظهار البيانات مكان الحقول المدموجة، اضغط على زر   “معاينة البيانات المدموجة”.

(18) استخدم أزرار التمرير؛ للتنقل بين بيانات الحقول المدموجة.

(19) استخدم أزرار إرسال بيانات الدمج إلى الطابعة أو إلى مستند جديد، حيث يقوم بطباعة كل كشوف الدرجات كل كشف في ورقة منفصلة.

وفي نهاية المقال نتمنى أن نكون قد أفدناكم في هذه النقطة بما يخُص برنامج الإكسيل، ونضرب لكم موعدًا جديدًا مستقبلًا.

أسرة احترف الإكسيل.

Post a Comment

أحدث أقدم