Data Validation

التحقق من صحة البيانات: Data Validation

تعتبر خاصية التحقق من صحة البيانات أو DATA Validation واحدةً من الخصائص الرائعة التي يتيحها لنا برنامج Microsoft EXCEL، والهادفة أساسًا إلى التحكُّم في المُعطيات أو القيم المُدخلة في خلية معينة؛ بناءً على مُحدّدات أو معايير دقيقةٍ نقوم بإدخالها حسب الحاجة، وبالأخص في حالة ما إذا كان الملف موجهًا لأشخاصٍ آخرين من أجل تعبئة البيانات فيه، أيًا كان نوعها، سواء كانت عبارة عن: 

- أرقام.

- تواريخ.

- أيام.

- بيانات نصية، وغيرهم.

    

وحتى يقوم هؤلاء الأشخاص بإدخال البيانات والقيم بطريقةٍ صحيحةٍ، يجب علينا القيام بمجموعة من الخطوات الموضَّحة من خلال المثال التالي:

نقوم بإدخال علامات الطلاب على الصيغة التالية مثلًا:

١- نقوم بإدخال البيانات الثابتة التي نحتاجها في الملف كما سبق لنا الشرح في درسٍ سابقٍ، وللإطلاع على الشرح الخاص بإدخال البيانات الثابتة اضغط هنا

٢- نقوم بتحديد الخلايا التي نودُّ العمل عليها، ثم نذهب إلى Data أو Doneness ونختار Data Validation أو  Validation des donnéesكما هو موضح في الصورة:

٣- نفتح لنا بعد ذلك نافذةً فيها: Settings أو Options كما توضح الصورة:

٤- نقوم باختيار whole number أو  Number entier؛ أجل كتابة علامات الطلاب بالطريقة التي نحددها في مثالنا، من 0 إلى 20 كما هو موضَّح في الصور:

٥- نقوم بإدخال العلامات؛ وفقًا للشروط التي حددناها سابقًا، في مثالنا الأرقام أو العلامات من 0 إلى 20؛ لأنه في حالة إدخال القيم بشكل غير متناسب مع هذه الشروط؛ فإن النافذة الخاصة بإدخال بيانات غير صحيحة ستظهر لنا، فإن حاولنا مثلًا: كتابة 33 لن تقبل البيانات المُدخلة في هذه الحالة، وستظهر لنا النافذة الدّالة على أن القيم المُدخلة غير متناسبة مع الشروط، كما توضح الصور التالية:

وكما هو مُلاحظ في هذه الصورة، عندما أردنا إدخال العلامة 33 ظهرت النافذة التي تبيّن أن القيمة الرقمية المكتوبة في الخلية غير صحيحة، وغير متناسبة مع الشروط التي حددناها سابقًا، أي من 0 إلى 20.

ملاحظة مهمة: 

نقوم باتباع نفس الطريقة في حالة ما إذا أردنا إدخال قيم أرقام عشرية، تواريخ، أو نصوص. وهناك أيقونة مهمّة أخرى بجانب Message de saisie أو Input Message، وهي إعدادات أو settings من خلالها تُتاح لنا إمكانية كتابة العنوان أو الملاحظة التي نريد توجيهها للمستخدمين عند تحديد الخلية، كما توضح الصورة:

وبعد ذلك، نقوم بكتابة عنوان الرسالة، إضافةً إلى التعليمات المُوجّهة إلى المستخدم أو الشروط الخاصة بإدخال البيانات، وفق ما حددناه سابقًا:

أما عن آخر أيقونة هي: Error Alert أو Alerte D’erreur ونقوم فيها بكتابة الرسالة التي تظهر للمستخدم أثناء إدخاله لبيانات أو قيمة خاطئة في الخلية، كما تظهر الصور التالية:

وبعد استفاضتنا في نقطة التحقق من صحة البيانات في برنامج مايكروسوفت إكسيل، نتمنى أن يكون درسنا لليوم مفيدًا لكم، وكما العادة سوف نضرب لكم موعدًا في دروس أخرى مستقبلًا.